Tekoäly – Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini…
Kun tekoälystä puhutaan yrityksissä, keskustelu hyppää usein suoraan syvään päähän. Puhutaan agenteista, automaatiosta ja omista AI-sovelluksista – ja moni yrittäjä toteaa hiljaa mielessään, että ei tämä taida olla meitä varten.
Se on harmi, koska johtopäätös on väärä. Tekoälyn hyödyntäminen ei ala sovelluskehityksestä. Se alkaa yleensä paljon arkisemmin: yhdestä ihmisestä, joka kysyy koneelta jotain ja saa käyttökelpoisen vastauksen.
Olen huomannut, että asia hahmottuu parhaiten, kun sen ajattelee neljänä portaana. Mitä ylemmäs kiipeää, sitä suurempi on hyötypotentiaali – mutta myös vaadittava osaaminen, valmistelu ja euromäärä. Ja mikä tärkeintä: kenenkään ei tarvitse kiivetä kaikkia portaita, eikä varsinkaan kerralla.
Ensimmäinen porras: keskustelukumppani
Tämä on se vaihe, jossa suurin osa suomalaisista yrityksistä tällä hetkellä on – tai voisi olla, viiden minuutin käyttöönotolla.
Tekoäly toimii henkilökohtaisena avustajana. Kysyt, se vastaa. Se luonnostelee sähköpostin, kääntää tarjouksen englanniksi, vääntää Excel-kaavan tai auttaa jäsentämään ajatuksen, joka on pyörinyt päässä epämääräisenä. Työkaluksi riittää ilmainen ChatGPT, Claude tai Copilot Chat.
Tämä kannattaa huomioida: ilmaisversioille ei kannata syöttää luottamuksellista tietoa. Maksullisissa yritysversioissa tietosuoja on jo eri tasolla, mutta julkisen ja yleisen tiedon kanssa jo ilmainenkin työkalu tuottaa hyötyä heti ensimmäisestä päivästä alkaen – käytännössä nollainvestoinnilla. Jos yrityksessäsi ei vielä käytetä tekoälyä lainkaan, tämä on se luonteva ensiaskel.
Toinen porras: yrityksen asiantuntija
Ensimmäisen portaan tekoäly tietää maailmasta paljon, mutta yrityksestäsi ei mitään. Toinen porras muuttaa tämän: tekoäly saa käyttöönsä yrityksen omat dokumentit, tarjoukset, ohjeistukset ja sähköpostit.
Ero on yllättävän suuri. Nyt voit kysyä ”tee yhteenveto yhteyshenkilön kanssa käydyistä sähköposteista?” tai ”mitä tarjouksia meillä on aktiivisena, jotka vaativat tekemistä?” – ja vastaus löytyy sekunneissa sen sijaan, että se kaivettaisiin jonkun työntekijän muistista tai SharePointin uumenista.
Käytännössä tämä tarkoittaa Microsoft-ympäristössä usein Business Premium -lisenssiä ja Microsoft 365 Copilotia. Investointi on jo tuntuva – mutta yllättävän monessa yrityksessä juuri tämä porras tuottaa arjen suurimman hyödyn. Työajasta katoaa nimittäin hämmästyttävä osuus pelkkään tiedon etsimiseen, ja sen ajan tekoäly antaa takaisin.
Tähän portaaseen liittyy tosin yksi ehto, joka jää helposti mainitsematta: tekoäly löytää vain sen, mikä on tallessa ja järjestyksessä. Jos yrityksen tieto on levällään sähköposteissa ja verkkolevyillä, ensimmäinen tehtävä ei ole lisenssin osto vaan tiedonhallinnan siivous.
Kolmas porras: AI-avustaja
Kolmannella portaalla tekoäly lakkaa olemasta pelkkä vastaaja ja alkaa tehdä töitä käyttäjän puolesta. Se luokittelee saapuvat sähköpostit, käsittelee asiakaspalautteet, tulkitsee laskut, muodostaa raportit – ilman että kukaan istuu vieressä ohjaamassa.
Työkaluina toimivat esimerkiksi Power Automate, Copilot Studio ja erilaiset AI-agentit. Tässä vaiheessa tarvitaan jo prosessien ymmärrystä ja syvällistä osaamista esim. 365-alustan ominaisuuksista ja kyvyistä. Usein tässä kohtaa keskustellaan jo konsultoinnin ostamisesta oman talon ulkopuolelta.
Investoinnin suuruuden määrittää automatisoitavien tehtävien määrä ja vaativuus. Kustannukset liikkuvat muutamasta satasesta ylöspäin, eikä kattoa käytännössä ole, mikäli tehdään erittäin vaativia toteutuksia. Investoinnin vastapainona saatavat hyödyt saattavat olla kuitenkin todella isot, jonka vuoksi tätäkin kannattaa harkita. Onneksi automaatiota voidaan ottaa käyttöön tehtävä kerrallaan siellä, missä hyödyt ovat helpoiten saatavana ja kustannus on järkevä.
Neljäs porras: sovelluskehittäjä
Ylimmällä portaalla tekoälyä ei enää käytetä työn tehostamiseen, vaan kokonaan uusien ratkaisujen rakentamiseen. Asiakasportaali, kalustonhallinta, huoltojärjestelmä, tarjouskone – asioita, jotka aiemmin vaativat erillisen ohjelmistoprojektin ja budjetin, johon pk-yrityksessä harvoin oli varaa.
Ja tässä kohtaa moni ymmärtää yhden asian väärin, joten sanotaan se selvästi:
AI:lla tuotetun sovelluksen käyttäjät eivät välttämättä tarvitse yhtään AI-lisenssiä.
Tekoälyä käytetään suunnittelussa, ohjelmoinnissa, testaamisessa ja dokumentoinnissa – siis rakennusvaiheessa. Kun sovellus on valmis, työntekijä käyttää sitä aivan tavallisena järjestelmänä, jolloin lisenssiä ei tarvita. Lisenssin tarvitsee siis yleensä vain kehittäjä, joka muuttaa monen hankkeen kustannuslaskelman täysin.
Mikä on teidän seuraava porras?
Portaiden idea ei ole se, että jokaisen yrityksen pitäisi kiivetä huipulle asti. Osalle riittää ensimmäinen porras vielä vuosia. Toisille juuri toinen porras – yrityksen tiedon valjastaminen – on se, joka muuttaa arjen.
Olennaista onkin vaihtaa kysymystä. ”Pitäisikö meidän käyttää tekoälyä?” on jo vanhentunut kysymys. Parempi kysymys kuuluu:
Mikä on meidän yrityksemme seuraava luonteva porras – ja mitä sen ottaminen vaatisi?
Siihen kysymykseen vastaaminen ei vaadi teknistä taustaa. Se vaatii vain rehellisen katsauksen siihen, missä olette nyt.
* Tämäkin artikkeli on esimerkki tekoälyn hyödyntämisestä käytännössä. Ajatuksen kirkastamisessa ja tekstin hiomisessa on hyödynnetty tekoälyä. Sisältöidea, lopulliset valinnat ja näkemykset kuuluvat kuitenkin kirjoittajalle. Ihmistyöaikaa ajatusten kirkastamiseen ja lopullisen tekstisisällön muokkaamiseen kului n. 2h.
